先决定希望带走甚么。
一次马术活动可以关乎生命教育、观察与沟通，也可以是团队的共同体验。先写下希望参加者认识的事情，才决定骑乘、参观、照料介绍或分享的比例。
对象的年龄、经验与意愿各有不同。可以设计骑乘与非骑乘的选项，让观察者也有清楚的参与内容。
把背景整理成一页。
清楚的简介，让不同场地针对同一个目标提出方案。初次联络先用概算，确定方向后再细化，不需要一开始收集所有个人资料。
- 机构、统筹与联络方法
- 人数、年龄范围与参与背景
- 日期、地区、预算与学习目的
- 骑乘比例、交通与语言需要
了解谁带领，谁承接。
场地教学人员、带队老师、机构统筹与骏荟各有角色。把集合、分组、现场指导、休息及离场交接的负责人写清楚，也确认参加者如何提出疑问。
涉及未成年人时，监护、交接及拍摄同意应按学校、机构及场地程序处理。详细名单待确认用途与必要程序后，再交由相应负责人安排。
确认内容，亦确认变更安排。
接受方案前，把地点、时段、内容、分组、费用包含项目与装备需要放在一起。户外与骑乘环节亦要了解天气、改期或取消的处理方式。
参加者的到访简介宜短而清楚：穿著、入口、集合时间、联络人及当天的主要环节。让带队与参加者收到一致的资讯。
把活动延续到回到日常之后。
活动后可收集一项新的认识、一个印象深刻的观察与一个问题。学校可把它带回课堂，团体则可用作交流，让一次到访留下具体的理解。